Técnica de optimización de tiempo: la caja de Eisenhower
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Publicado el Viernes, 11 Ago. 2023
La “Caja de Eisenhower” es una forma de organizar tareas teniendo en cuenta su urgencia e importancia para que se pueda priorizar de forma efectiva el trabajo más importante. Esta matriz surge de la frase dicha por Dwight. D. Eisenhower (Presidente de los Estados Unidos): “Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”.
¿Cómo funciona? La idea es dividir las tareas en cuatro cuadrantes, teniendo en cuenta cuál vas a realizar primero, cuáles vas a hacer más tarde, cuáles vas a delegar y cuáles vas a eliminar.
En el cuadrante 1 “HACER” vas a colocar las tareas que sean urgentes e importantes, lo cual incluye las tareas que deban hacerse ahora, que tienen consecuencias inmediatas y que también afectan a los objetivos a largo plazo.
En el cuadrante 2 “PROGRAMAR” van las tareas que no son urgentes pero que son importantes, como las que te afectan a largo plazo pero que no tienen que ser hechas ya y que se pueden programar para más adelante. Son las que se deben llevar a cabo después de hacer las del cuadrante 1.
En el cuadrante 3 “DELEGAR” van las que son urgentes pero no importantes. Se deben realizar en el momento pero no te afectan a largo plazo por lo que las podes delegar en otras personas (ya sea de tu equipo o tercerizarlas).
En el cuadrante 4 “ELIMINAR” vas a poner las que no son urgentes ni importantes. Son distracciones que solamente te distraen de lo que tenes que hacer. Como no te suman nada, vas a eliminarlas.
Para que esta matriz funcione es fundamental tener en claro qué significa que una tarea es urgente e importante. Cuando hablamos de urgente, hablamos de tareas que requieren tu atención inmediata (si no las haces ya tienen consecuencias fuertes). No se pueden evitar y cuánto más las demores más te vas a estresar. En cambio, las tareas importantes puede que no requieran tu atención en el momento pero sí las vas a tener que hacer para lograr tus objetivos a largo plazo.