Estamos hablando de un plan de contingencia: un documento que contiene las medidas que se deben tomar a nivel estratégico, organizacional y operativo en caso que se ocurra una crisis que ponga en riesgo el funcionamiento de un negocio y su continuidad.
¿Cómo podemos armar un plan de contingencia para nuestros negocios? En primer lugar, lo que tenemos que tener en cuenta es que no existe una plantilla que podamos copiar para tener un plan de contingencia. Cada negocio es diferente y forma parte de un mercado diferente, así que lo mejor es armar un plan que se ajuste a nuestro negocio, a nuestra realidad y que, en caso de ser necesario, realmente nos ayude.
Dicho esto, los planes de contingencia generalmente se conforman de estas partes. Por un lado, la evaluación de riesgos: esta es la base del plan, en la que analizamos a fondo el negocio y vemos cuáles son los riesgos a los que nos estamos enfrentando. Cuáles son los riesgos habituales, cómo se pueden presentar y cuáles son los recursos y personal que tenemos disponibles para hacerles frente. Los riesgos pueden ser desde cuestiones naturales (temas climáticos, desastres naturales, pandemias, etc.), cuestiones propias del mercado, temas políticos o económicos, etc.
Luego, planificamos la estrategia y armamos escenarios de solución a los riesgos que identificamos en el paso anterior. Pensar esto con anticipación nos va a dar la posibilidad de armar una respuesta más optimizada y que funcione mejor.
Finalmente, compartilo con las personas que están involucradas en las medidas para que puedan conocerlo con tiempo y sepan qué se espera de ellos. Es importante revisarlo de forma periódica y actualizarlo en caso de ser necesario para que las soluciones que necesitemos realmente funcionen y no estén desactualizadas.
¿Para qué sirve un plan de contingencia? Para que tengamos bien en claro qué es lo que tenemos que hacer en caso de una emergencia y que el proceso de recuperación comience lo antes posible. Nos sirve para identificar cuáles pueden ser los riesgos a los que nos podemos enfrentar y a minimizar los daños.
